- 오카다 마쓰히로, '스마트 워커' (새로운제안, 2011)
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서울도서관에서 빌렸던 책 한권을 이제서야 겨우 완독해냈다. 제목하여 '스마트 워커'...
실제로 이런 일들이 현실에서 가능하려면 무수한 노력과 변화관리가 함께 수반되어져야 할 텐데,
정작 현실계 앞에서 이런 일들이 가능할지조차 좀 의문스럽긴 해도 여러 쓸모있는 주장들도 많다.
아무튼 월요일, 늦은 퇴근길이 이제 코앞...
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1장| 클라우드 업무술
01. 시대는 변화대응형 인재를 요구하고 있다
--- 평소에 환경의 변화를 염두에 두고 스스로 가벼운 몸을 만들어 대비해야 하는 시기가 온 것이다.
02. 지식노동자에서 스마트 워커로
--- 피터 드러커가 제창한 '지식노동자 (Knowledge Worker)'는 노동력이나 시간이 아니라 지식의 제공을 통해 부가가치를 낳는 이상적인 인재상으로 최근까
지 거론되고 있다. 최근 들어서는 인터넷의 발달로 그 지식을 어떻게 활용해 결과로 연결시키느냐와 같은 좀 더 개인적인 '문제해결능력'이나 '창조력'의 중요
성이 부각되었다. IT기술을 활용해 그와 같은 '지혜의 확장'에 역점을 둔 인재상이 스마트 워커다.
03. 스마트 워커의 스마트 업무술
--- 기술혁신과 환경변화에 따라, 일하는 사람의 자유도와 한 사람이 다룰 수 있는 업무/정보량을 급격히 증가시키는 환경이 이미 정비되고 있다. 이를 배경
으로 개인의 업무방식과 협력작업의 형태를 크게 바꾸어놓을 것으로 주목받고 있는 차세대 업무방식이 바로 이 스마트 업무술인 것이다.
04. 즉시 일을 처리하는 속도의 비밀
--- 첫째, 언제나 실시간으로 처리 (규칙이나 인프라를 정비해 그 자리에서 일을 결정) / 둘째, 실제 자료작성이나 커뮤니케이션 같은 '직접시간'이 줄어들도록
올바른 IT활용능력과 사고기술이 철저히 습관회되어 있다는 것이다.
05. 가볍게 움직이며 누구와도 일한다
--- 첫째, 가벼운 풋워크 (외출이나 출장, 평소에 물건 줄이고 정리하기) / 둘째, 다채로운 네트워크 (각 방면의 전문가와 즐겁게 일하기)
06. 업무를 디지털화한다
--- 메일, 주소록, 재고관리, 청구서 작성, 기획서 작성, 일지, 일정관리 등등
07. 스마트 업무로 조직력을 향상시키자
--- 팀의 속도 상승, 생생한 정보 획득, 사실에 기초해 판단하는 문화 조성
2장| 장소의 제약 없이 가볍게 움직이는 기술
01. 개인이 비품/문구를 소유하지 않는다
--- 퇴근할 때는 책상 위에 물건을 놓지 않는다. / 캐비닛은 두 사람이 하나를 사용한다. / 스테이플러 등은 공용캐비닛에 보관한다.
02. 고정석을 가지지 않는다
--- 우연한 만남이 늘어난다. 기분전환이 된다. 노트북에 정보가 집약된다.
03. 자료를 종이로 보관하지 않는다
--- 페이퍼리스는 '비용절감'의 의미가 아닌 '정보공유를 위한 환경조성' 측면이다. 사내정보는 10초 이내에 발견되어야 한다.
04. 다이어리를 가지고 다니지 않는다
--- 구글캘린더 등으로 일정관리를 일원화한다. (오프라인에서도 수시로 업데이트한다.)
05. 주변에 시계를 늘리지 않는다
--- 오프라인의 모든 시계를 없애고 컴퓨터와 핸드폰에 의지한다.
06. 명함은 보관하지 않는다
--- 명함은 즉시 리스트로 관리하고 확인메일을 보낸 후 한꺼번에 버린다.
07. 비즈니스서적은 다 읽고나면 버린다
--- 필요한 정보를 얻기 위해 계속해서 새로운 책을 구해서 읽고 내용을 이해했으면 새로운 정보를 얻기 위해 버린다.
08. 가방은 가볍게
--- 평소에 최대한 가방 속을 가볍게 해서 항상 경쾌한 풋워크를 유지하는 것이 바람직하다. 갑자기 가방 속의 내용물을 줄이기가 힘들다는 사람은 되도록 자
주 가방을 바꿀 것을 추천한다. 이 가방에서 저 가방으로 옮기는 사이에 자신에게 필요한 최소한의 물건이 무엇인지 알 수 있기 때문이다.
09. 인간관계에 지나치게 얽매이지 않는다
--- 사내외 사람들과의 관계는 좋은 의미에서 서로 선택의 자유를 유지할 수 있도록 최대한 중립적인 거리감을 유지한다. 비즈니스 현장에서는 업무를 훌륭
히 수행해서 좋은 관계를 구축하는 것이 가장 건전한 모습이다.
10. '기억'하지 말고 '기록'한다
--- 요즘같이 정보가 넘쳐나고 검색기술을 발달하면 단순히 지식이 풍부한 것만으로는 가치를 인정받지 못한다. 지금 시대에는 많은 정보를 기억하는 것보다
그 정보를 사용해 어떻게 문제를 해결하고 창조성을 발휘하느냐 같은 '지혜'가 더욱 중요해졌다. 애초에 인간의 기억력은 부정확해 믿음직스럽지 못하다. 기
억의 역할은 미련없이 IT에 맡기로 여러분은 IT활용능력이나 생각하는 힘을 갈고 닦는 편이 결과적으로 큰 성과를 남길 수 있을 것이다.
3장| 업무에 사용할 도구를 선택하는 기술
01. 고속환경에 과감히 투자한다
--- 저속환경에서 일을 계속하면 자기도 모르는 사이에 불필요한 시간이 흘러가게 된다. 참고로 필요가 없어진 기기는 되도록이면 다른 용도로 전용하거나
보관하지 말고 즉시 은퇴시키도록 한다.
02. 범용 소프트웨어를 활용한다
--- '기능이 단순하고 사용하기 편할 것'과 '어느 정도 대중적일 것'을 고려할 것. 최소한으로 엄선한 범용 소프트웨어를 더욱 깊게 활용하는 편이 생산성을 크
게 향상시킬 수 있다.
03. 소지품을 줄여주는 휴대전화를 선택한다
--- 다기능 스마트폰이 최적
04. 인터넷전화로 저렴하고 쾌적한 통신환경을
--- 옥션 스카이프 등이 몸의 피로감도 줄인다.
05. 휴대용 음악플레이어로 어디에서나 집중하며 일하자
--- 각자의 업무에 맞는 BGM 환경을 만들도록 하자.
06. 휴대성과 비용을 고려해 필기용품을 엄선한다
--- 스마트폰 외에도 수첩과 2색볼펜, 샤프펜 등
07. 독서대를 이용해 자료작성을 간편하게
--- 공간의 효율성, 작업효율의 향상
4장| 업무장소를 선택하는 기술
01. 집중하려면 방해가 없는 장소에서
--- 나만의 공간과 시간을 확보한다.
02. 아이디어를 낼 때는 편안한 장소에서
--- 집중하던 머리의 긴장을 풀어준다.
03. 사무업무는 템포가 좋은 장소에서
--- 템포가 좋은 환경에서 업무속도를 높이자.
04. 회의는 사외에서
--- 사외미팅을 활용하자.
05. 중요한 상담은 차분한 분위기의 장소에서
--- 회사에 그런 장소가 없다면 사외의 장소를 활용한다.
06. 소규모 사업이라면 간편한 임대사무실을
--- 리얼오피스, 버츄얼오피스, 셰어오피스, 지인의 사무실 등
5장| IT툴을 자유자재로 다루는 기술
01. 불필요한 요소를 줄여서 컴퓨터 성능을 향상시킨다
--- 시작메뉴, 윈도우화면, 시각효과, 조작속도 등
02. 자주 사용하는 프로그램은 단축키로 단번에
--- 단축키 설정으로 업무속도를 높인다.
03. Google 데스크탑으로 순간검색
--- 대기시간을 줄이고 다음 행동을 빨리 하게 해준다.
04. 단축키를 이용해 빠르게 작업을
--- 오피스, 인터넷, 메일 등
05. 폴더는 가계도의 법칙에 따라 정리한다
--- 분류기준 동일, 누락이나 중복이 없을 것 (MECE), 의미있는 나열순서 등
06. 한눈에 내용을 알 수 있는 파일이름을 붙인다
--- 파일이름에도 규칙을 정하자.
07. 바탕화면에는 파일을 놓지 않는다
--- 바탕화면을 시작메뉴에 집어넣는 방법을 권한다.
08. 컴퓨터화면을 수시로 전환해 사용한다
--- 단축키로 화면전환할 것.
09. 외부모니터로 화면을 넓게 사용한다
--- 작업공간을 넓혀주는 효과가 있다.
10. 자리에서 벗어나지 않고 팩스를 송수신한다
--- 컴퓨터로 송수신한다.
11. 한발 앞선 구글 이용법
--- 지도검색, 환승안내, 이미지검색, 계산기, 전자사전 등
12. 모르는 것은 질문사이트에 물어본다
--- 네이버, 다음 등
13. 대용량 파일을 보낼 때 주의사항
--- 이미지, 압축 등
14. 블로그와 트위터로 자신을 홍보
--- 트위터는 블로그보다 부담없는 '중얼거림'이다.
6장| 시간효율을 높이는 기술
01. 목표로부터 역산한다
--- 목표로부터 역산해 일단위로 관리한다.
02. MECE로 업무의 누락/중복을 없앤다
--- 상호배제와 전체포괄 (Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)
03. 모든 작업을 메일로 일원화해 관리한다
--- 작업(수신)/작업9발신)의 제목 앞에 날짜를 적어 관리하는 방법 등
04. 메일확인은 몰아서 하루 3번만
--- 평소에 들어오는 정보량을 제한할 것. (집중도 향상)
05. 외출 때의 메일은 휴대전화로 처리한다
--- 답장이 필요한 메일은 가급적 짧은 메일로 보낸다.
06. 갑자기 떠오른 아이디어는 자신에게 이메일로 보낸다
--- 자신에게 즉시 메일을 보내 아이디어를 기록한다.
07. 뉴스도 몰아서 휴대전화로 확인
--- 뉴스를 보는 장소/방법/시간/내용 등을 미리 정해놓는다.
08. 새로운 자료는 되도록 만들지 않는다
--- 템플릿과 기존 자료를 효과적으로 활용한다.
09. 전화응대내용은 직접 컴퓨터에 기록한다
--- 전달/공유시 이메일 의무화 등
10. 주변정리로 시간을 만들자
--- 이용빈도와 재입수 가능성을 고려해 폐기하는 습관을 들일 필요가 있다.
11. 때로는 디지털기기를 내려놓고 집중한다
--- 집중하고 싶을 때는 정보수신수단을 끊는다.
12. IT활용능력을 갈고 닦을 시간을 확보한다
--- 일상적으로 자주 사용하는 소프트웨어의 각종 편리한 기능과 단축키 기능 등을 꾸준히 갈고 닦는다.
13. 잡무는 간단하게 아웃소싱을 한다
--- 주변 사람을 활용하라. 부탁할 일이 있을 때뿐만 아니라 평소부터 주위에 관심을 기울이며 소중히 대하는 자세가 중요하다.
14. 이른 아침에 일어나 하루를 시작한다
--- 생산성이 떨어지기 전에 일을 끝내고 다음날 이른 아침부터 상쾌하게 일에 몰두하는 편이 효율적으로 작업을 수행할 수 있다.
15. 야간시간은 자기계발에 투자한다
--- 저녁시간에는 착실히 자기계발을!
16. 전문분야에 해박한 동료를 만든다
--- 전문가의 지혜를 빌려 업무효율을 향상시킨다.
7장| 상대방을 움직이는 커뮤니케이션 기술
01. 상황에 맞게 다양한 커뮤니케이션툴을 활용한다
--- 감정은 전화로, 기록은 메일로, 신속히는 메신저를...
02. 메일은 2가지 종류로 구분해 쓴다
--- 이해를 구하려면 노트식으로, 공감을 얻으려면 편지식으로...
03. 만나기 전에 블로그나 트위터를 읽어둔다
--- 근황을 알 수 있고, 첫 대면이라도 원활히 대화할 수 있다.
04. 질문을 해서 상대방의 호감을 산다
--- 눈앞의 상대에게 진심을 담아 질문하는 것이야말로 상대방에게 호감을 사는 지름길이다.
05. 약속 전후에 확인 메시지를
--- 참여의식과 함께 다음 행동에 대한 실행의식도 높일 수 있다.
06. 메일검색으로 증거에 기반을 둔 논쟁을 한다
--- 사실에 기반한 판단은 '검색기술'이 몸에 익어야 실현할 수 있는 것이다.
07. 설명에는 숫자와 사례를 이용한다
--- 사실정보로 이해시키자.
08. 일상의 사소한 일을 통해 협상능력을 키운다
--- 주위에 있는 협상의 달인에게 배우는 것도 한 방법이다. 분명히 곳곳에 스승이 있을 것이다.
09. 비유의 달인이 되자
--- 아무리 논리정연하게 설명을 해도, 수치나 사례를 들어도 안먹힐 때... 논리보다 공감으로 이해를 구한다.
10. 유머는 논리를 능가한다
--- 상대방과의 사이에 '웃음'을 끼워넣자.
8장| 회의의 효율성을 높이는 기술
01. 사전준비가 회의의 질을 결정한다
--- 회의의 개최목적과 내용, 사전준비자료 등을 준비하고 찾기 쉽게 정리해놓는다.
02. 회의 중에 자료를 완성시켜 나간다
--- 참가자들의 의식이 좀더 높아지고 이해도 깊어지는 등의 이점을 기대할 수 있다.
03. 회의가 끝나면 회의록을 공유한다
--- '실시간 회의록' 작성 후 회의가 종료되면 참가자들 사이에서 '결정사항'과 '다음 행동' 등애 대해 합의하고 메일로 공유한다.
04. 회의 중에 나온 화제는 그 자리에서 검색한다
--- "그 건은 다음에 조사하겠다"가 아니라 그때 그 자리에서 검색해 결과를 공유하고 토의할 수 있는 환경조성과 습관이 필요하다.
05. 화면을 구분해 사용한다
--- 멀터모니터화 (또는 발표용 자료와 지참용 자료 별도 등)로 필요한 자료만 노출되게 한다.
06. 화상회의로 시공간을 초월한다
--- 화상회의를 하면 이동하지 않고 현장감이 있는 커뮤니케이션을 할 수 있다.
9장| 실패하지 않는 프로젝트관리 기술
01. '목적'과 '목표'를 명확히 한다
--- 유연한 전략실행을 위해 프로젝트팀이나 프로젝트형 조직 같은 형태를 도입하는 회사가 늘었다. 프로젝트를 시작하기 전에 지향해야 할 상태를 나타내는 '목적'과 달성해야 할 사항인 '목표'를 명확히 해야 살아남는다.
02. 프로젝트 범위를 명확히
--- 프로젝트가 시작되기 전에 이번 프로젝트에서 영역을 어디까지로 잡을 것인가, 어떤 팀이 어디까지 담당할 것인가를 명확히 해야 한다. 또 평상시 뿐만 아니라 돌발상황이 일어났을 때의 대응에 대해서도 생각해둘 필요가 있다.
03. 진척상황과 과제를 한눈에 알 수 있는 툴을 사용한다
--- 병행작업의 시간대별 관리는 간트차트로, 전체 상황을 일목요연히 관리할 때는 리스트를 적절히 활용한다.
04. 리스크를 예상하고 계획을 세운다
--- 프로젝트 계획을 세울 때는 반드시 돌발상황이 일어난다고 가정을 해야 한다. 변동요소의 크기에 따라 넉넉한 여유를 고려한다. 또 일정낭비가 발생하지 않도록 잦은 확인과 수정이 필요하다.
05. 메신저를 사용해 실시간으로 정보를 교환한다
--- 간단한 커뮤니케이션은 메신저를 활용한다.
06. 사소한 정보라도 메일로 공유한다
--- 프로젝트 팀원간에 철저한 정보공유가 원칙이다.
07. 지식이나 기술은 공유한다
- 지식을 공유해 모두가 활용한다. (인터넷, 세미나, 지인에게 얻은 정보, 서적/잡지 등)
08. 문서에는 '가이드라인'을 삽입해 놓는다
--- 엑셀 마지막 시트 같은 데에 '가이드라인' 페이지를 삽입해놓는다. 필요시 'Old' 시트 등도 활용한다. (예전 자료 이관 등)
09. 리포트라인을 명확히 정의한다
--- 보고의 성격에 따른 정해진 보고라인을 미리 만들어놓는다. (누가 듣고 안듣고를 명백히 알 수 있다. 평소에 이해관계자들에게 자주 상담/보고한다.)
10. 사람을 보고 업무를 할당한다
--- 멤버 개개인의 특징을 고려해 할당하면 전체적으로 더 큰 힘을 발휘할 수 있을 것이다. 업무를 할당할 때 사람을 보는 핵심은 크게 세가지다. '실력과 유형' (그 일을 수행할 수 있는 기술이 있는가? 애초에 그 업무에 적합한가?), '어떻게 성장시키고 싶은가?' (그 업무를 통해 장점을 성장시킬 수 있는가? 약점을 보완할 수 있는가? 미지의 능력을 이끌어낼 수 있는가?), '타인과의 인간관계' (화합을 포함해, 그 업무의 관계자들과 원활하게 협력하며 작업할 수 있을 것 같은가?) 등이다.
※ 사고의 습관에서 자유로워지자
--- '사고'나 '습관'이 잘 안바뀌게 되는 경우, '행동'부터 바꿔보는 것도 좋다.
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